Antikorruptionspolicy
Rottneros AB är ett av världens ledande specialistföretag inom utveckling och produktion av pappersmassa. Omfattande inköp av råvaror sker för tillverkning av bolagets produkter. Försäljning sker genom partners och agenter över hela världen
Inledning
Detta dokument utgör utgångspunkten för Rottneros AB och dess svenska såväl som utländska dotter-/intressebolags arbete med att motverka och förhindra mutor och korruption i verksamheten. Syftet är att etablera en tydlig antikorruptions-policy, under vilken Rottneros antar detaljerade riktlinjer och handlingsplaner för att säkerställa efter-levnaden av gällande antikorruptionslagstiftning samt normer och rekommendationer.
Inom Rottneros, och i den utsträckning som Rottneros kan påverka dessa samarbetspartners, är all typ av korruption och mutor strikt förbjudet. Ingen form av muta eller försök till muta genom gåvor, betalning eller tjänster för att på ett olämpligt sätt påverka beslut från kunder, leverantörer eller motsvarande tolereras.
Denna policy omfattar alla anställda, ledande befattningshavare, tjänstemän, konsulter hos Rottnerossamt andra tredje parter kopplade till Rottneros Med tredje part avses bland annat, men inte uteslutande, affärspartners och representanter. Underlåtenhet att rätta sig efter denna policy kan resultera i disciplinära åtgärder.
Ingen anställd eller annan ska drabbas eller mötas av vedergällande, diskriminerande eller disciplinära åtgärder för att ha rapporterat eller anmält etablerade eller misstänkta överträdelser av denna policy. Några sådana åtgärder kommer heller inte möta anställd eller annan som vägrat att delta i en handling som utgör korruption, även om sådan vägran inneburit eller kan komma att innebära att Rottneros förlorar en kund, inkomst eller annan affärsfördel.
Ingen anställd eller annan får:
- erbjuda eller ge en muta, eller
- begära eller ta emot en muta.
Alla anställda eller annan ska:
- avvisa alla former av krav på muta, och
- motsätta sig alla försök till mutbrott
- motsätta sig alla försök till handel med inflytande.
(Dvs. att lämna en förmån till en tredje man som i sin tur ska utöva inflytande på den som faktiskt ska påverkas.) - motsätta sig alla försök till vårdslös finansiering av mutbrott.
(Dvs. att ge pengar till en av bolaget anlitad företrädare och att denne i sin tur begår mutbrott.)
Intressekonflikter
Bolagets medarbetare ska alltid arbeta för Bolagets bästa intressen och undvika alla handlingar som kan uppfattas som ett gynnande av ett företag, organisationer, enskilda personer eller andra intressenter på Bolagets bekostnad. Alla medarbetare ska undvika alla typer av aktiviteter som strider mot Bolagets intressen eller har en negativ effekt på medarbetarens omdöme och integritet.
Avtal med, eller andra former av uppdrag till, närstående ska undvikas, och alltid anmälas till och godkännas av närmaste chef eller bolagets koncernledning.
Givande av muta
Mutor omfattar ofta återförandet av någon del av en avtalad betalning (kick-back) till offentliga tjänstemän eller till andra avtalspartners anställda, deras anhöriga, vänner eller affärspartners eller utnyttjande av mellanhänder som t.ex. ombud, underleverantörer, konsulter eller annan tredje part för att kanalisera betalningar till offentliga tjänstemän eller till andra avtalspartners anställda, deras släktingar, vänner eller affärskontakter.
Ingen inom Rottneros får, direkt eller indirekt, erbjuda eller ge en muta och alla former av krav på givande av muta ska avvisas. I hantering av medel och vid utbetalning måste sådan försiktighet vidtas att inte mutbrott, genom grov oaktsamhet, främjas.
Tagande av muta
Ingen inom Rottneros får, direkt eller indirekt, begära eller acceptera en muta. Alla inom Bolaget ska motsätta sig alla försök till mutbrott och handel med inflytande.
Alla former av mutbrott och försök därtill samt handel med inflytande ska anmälas i enlighet med punkt 6 nedan.
Bolagets representanter
Följande ska gälla för och vid engagerande av representanter:
a) engagemanget ska vara nödvändig för att utveckla och förstärka Bolagets affärer;
b) engagemanget ska vara relaterat till specifika produkter, tjänster och eller uppgifter för Rottneros;
c) betalning till representanten får inte utgå med mer än vad som utgör adekvat ersättning för legitima tjänster som utförs av representant;
d) ingen del av betalningen till en representant får vidarebefordras av representanten till någon annan i form av muta eller annat i strid med denna policy;
e) betalningar till en representant ska, på ett vederbörligt och korrekt sätt, dokumenteras och registreras; och
f) representanten måste skriftligen acceptera att inte begå mutbrott, samt att följa villkoren i Rottneros policy. Avtalet med representanten måste vidare innehålla villkor om avtalets upphörande för det fall representanten bryter mot villkoren i policyn.
Före ingående av avtal med en representant som är exponerad för korruptionsrisk ska en undersökning av representanten genomföras. Processen ska baseras på representantens rykte och dess kapacitet att efterleva gällande antikorruptions-
lagstiftning i sitt agerande å Bolagets vägnar.
Vägledning, utbildning och anmälningsförfarande
Alla inom Bolaget ska följa denna Policy och de riktlinjer som antas i anslutning till Policyn. Detta förutsätter att alla relevanta personer inom Rottneros har kännedom om och får adekvat utbildning i och kring policyn.
Alla inom Rottneros som kan tänkas vara utsatta för en hög korruptionsrisk ska därutöver regel-bundet erhålla adekvat vägledning och utbildning i att identifiera korruptionsrisker i Bolagets dagliga verksamhet.
Alla former av mutbrott eller handel med inflytande och vårdslös finansiering av mutbrott ska anmälas till Bolagets ledning eller genom Rottneros visselblåsar-funktion.
Alla anmälningar ska följas upp av CFO enligt första stycket i punkt 7 nedan.
Policyansvar och översyn m.m.
Rottneros ledning har ansvaret för att implementera, övervaka och koordinera implementeringen och efterlevnaden av denna policy. Ledningen har utsett Rottneros CFO till en samordnande funktion för implementeringen och efterlevnaden av denna policy.
Av riktlinjer framtagna enligt denna policy ska tydligt framgå vem som ansvarar för agerande enligt riktlinjerna.
Rottneros styrelse har det yttersta ansvaret för bolagets implementering och efterlevnad av denna policy.
